【公司档案管理制度范文】为了规范公司档案管理，提升档案的完整性、安全性与使用效率，确保公司各类资料有序归档、妥善保管和有效利用，特制定本《公司档案管理制度》。该制度适用于公司内部所有部门及员工，涵盖文件、合同、财务、人事等各类档案的管理流程。
一、制度目的
1. 规范公司档案管理流程，确保档案资料的完整性与准确性。
2. 提高档案的使用效率，为公司日常运营和决策提供支持。
3. 明确档案管理职责，落实责任到人，防止档案遗失或泄露。
4. 保障档案的安全性，防止因人为因素造成档案损坏或丢失。
二、适用范围
本制度适用于公司所有部门及员工，包括但不限于：
- 行政部
- 财务部
- 人力资源部
- 市场部
- 技术部
- 项目管理部门
三、档案分类与管理职责
| 档案类别 | 管理部门 | 管理责任人 | 管理要求 |
| 行政类档案 | 行政部 | 行政主管 | 包括会议记录、通知公告、规章制度等，需按年归档，定期检查 |
| 财务类档案 | 财务部 | 财务主管 | 包括合同、发票、账目等，按年度整理，保存期限不少于5年 |
| 人事类档案 | 人力资源部 | 人事主管 | 包括员工档案、劳动合同、考核记录等，一人一档，保密性强 |
| 合同类档案 | 法务/业务部门 | 项目经理/法务专员 | 合同编号统一管理，签订后归档，保存期限根据合同年限确定 |
| 技术类档案 | 技术部 | 技术负责人 | 包括研发资料、图纸、技术文档等，需进行版本控制与备份 |
| 项目类档案 | 项目管理部门 | 项目经理 | 项目立项、执行、验收全过程资料，项目结束后统一归档 |
四、档案管理流程
1. 归档：各部门在完成相关工作后，应在10个工作日内将资料整理归档，交至档案管理部门。
2. 登记：档案管理人员对归档资料进行编号、登记，并录入档案管理系统。
3. 保管：档案应存放在专用档案柜中，保持整洁、干燥，定期检查防潮、防火。
4. 借阅：借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后方可借阅。
5. 销毁：超过保存期限且无保留价值的档案，经审批后由专人负责销毁，做好记录。
五、档案安全管理
1. 档案管理人员须遵守保密原则，不得擅自复制、外传或泄露档案内容。
2. 涉及公司机密的档案，应设置独立存放区域，限制访问权限。
3. 每季度进行一次档案安全检查，发现问题及时处理。
4. 档案系统应定期备份，防止数据丢失。
六、附则
1. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
2. 本制度由行政部负责解释和修订。
通过本制度的实施，公司将实现档案管理的规范化、制度化和信息化，进一步提升企业整体管理水平和运营效率。